Hoe werkt Beta-lab.nl ?

Intake

Betalab gaat uit van een maatschappelijk realiteit waarvoor de overheid een oplossingsrichting ontwikkelt. Het gaat hierbij om betere dienstverlening, efficiënter of effectiever werken. Voor Betalab is het van belang om het perspectief van de eindgebruiker, professionals, burgers en bedrijven, mee te nemen in het ontwikkelen van een of verschillende tastbare oplossingsrichtingen.

Betalab kan dat nooit alleen. Samen met de opdrachtgever worden relevante partijen en uitgangspunten verkend en afgesproken. Betalab neemt dan de regie over het proces, steeds resultaten terugleggend bij de opdrachtgever.

  • Betalab begint ieder project met een workshop. Deze bestaat uit drie delen:
  • Presentatie opdrachtgever – verkenning van het vraagstuk inclusief omgeving, krachtenveld, harde uitgangspunten en belangen.
  • Presentatie Betalab – Eerste beelden bij mogelijke oplossingsrichtingen van buiten naar binnen.
  • Verdieping – Divergeren en convergeren op basis van de gepresenteerde perspectieven, basis leggend voor het ontwikkeltraject.

Ontwikkelen

We bouwen volgen Scrum, met een zelfsturend en multidisciplinair team. Tijdens de bouwfase gebeurt vrijwel alles tegelijk: Onderzoek, ontwerp, ontwikkeling, in continue kruisbestuiving. Elke sprint (1 tot 4 weken) levert het team functionaliteit op om te bespreken met de stakeholders en de doelgroep. Het team beslist gezamenlijk hoe de tijd het beste ingezet kan worden om tot een goed resultaat te komen.

Hierbij is het van belang, dat de doelgroep toegankelijk en benaderbaar is. Dan wordt het probleem van de doelgroep helder. Het succes bij het oplossen van het probleem wordt zo “meetbaar”, niet alleen in conversiecijfers, maar ook in vergelijkingen van zachtere verslaglegging van gesprekken met burgers en ambtenaren.

Kickoff

Na de opdrachtformulering op basis van de intake is er een kickoff: een dag om te werken aan de visie op het product en afspraken te maken over het proces. Daarna begint de ontwikkeling. Het Betalab team en de opdrachtgever presenteren elkaar het probleem en de pitches uit de workshop om de context scherp te hebben voor de dag.

Op basis van de probleemstelling wordt een “strategie” of visie opgesteld in de vorm van een elevator-pitch:

  • Waarom is dit de oplossing?
  • Via welk kanaal bieden we de functionaliteit?
  • Welke waardevolle ervaringen bieden we de doelgroep?
  • Wat is de waardevolle functionaliteit in de belangrijkste customer journey?

Onzekerheden over de doelgroep worden concreet gemaakt door het maken van een eerste versie van persona’s (concrete leden van segmenten van de doelgroep) op basis van het beeld van dat moment.

In de Scrum-aanpak is de “scope” (de hoeveelheid functionaliteit) flexibel, maar de hoeveelheid tijd staat vast. Daarom is het belangrijk om eerst de planning en ritme vast te stellen: wanneer is de “Product Owner” aanwezig, wanneer zijn de sprint-planning en sprint-reviews? Omdat de hoeveelheid functionaliteit flexibel is, is het ook belangrijk om de zogenaamde “definition of done” vast te stellen: waar moet het product of de dienst sowieso aan voldoen (denk aan standaarden, richtlijnen, etc.). Ten slotte wordt een eerste versie van de backlog opgesteld, zodat er minstens 1 week werk is voor het Betalab team.

Sprinten

De eerste sprint begint de dag na de kick-off. Voor ieder project zijn 3 maanden beschikbaar. In de eerste maand worden “sprints” van 1 week gedraaid. De onzekerheid is dan groot. Bijsturing door doelgroep en stakeholders kan dan snel plaatsvinden. Ook moet er gevoel ontstaan voor de hoeveelheid functionaliteit dat het team in een sprint kan opleveren. In de daarop volgende maanden worden sprints van 2 weken gedraaid om de efficiëntie te vergroten.

Wekelijks wordt de hoeveelheid en prioriteit van de functionaliteit (de backlog) met de doelgroep, stakeholders en “Product Owner” opgesteld. Voor de dagelijkse voortgang is er voor de teamleden de daily standup. Voor de doelgroep, stakeholders en Product owner is dit een moment om mee te luisteren, maar bijsturing vindt pas plaats na de openbare demo, na afloop van de sprint.

Tijdens de sprints worden de strategie en scope uit de kick-off verder doorontwikkeld. De structuur, het skelet (wireframes) en de surface (het uiterlijk, de vormgeving) van het product of de dienst worden ontworpen en ontwikkeld. Ten behoeve van de demo’s wordt al vanaf de 1e sprint zorg gedragen voor de web hosting en het technisch beheer.

Middelen

Team

In de Scrum-aanpak is de “Product owner” de probleemeigenaar zelf, of vertegenwoordigt deze naar het team. De Product owner zorgt voor aanwezigheid van stakeholders bij de demo’s. Ook voert de Product owner het gesprek over de volgende stappen. Het is de ambassadeur van het product of de service binnen de organisatie van de opdrachtgever.

Het team bestaat uit een zelfsturend en multidisciplinair team van zo’n 2 à 3 ontwerpende ontwikkelaars, dat goed op elkaar is ingespeeld. Ook de rol van “Scrum master” wordt zelf ingevuld.

Ten slotte verzorgt een communicatie- en communitymanager het contact met extern geïnteresseerden vanuit Betalab in samenspraak met de opdrachtgever. Dit zijn niet alleen gevestigde spelers als media en andere overheidsorganisaties, maar ook community’s die zich organiseren rond open source projecten, open datasets en maatschappelijke thema’s.

Ruimte

Betalab zal zijn gevestigd in een inspirerende, vaste ruimte op een centrale plek in het land. Zo is Betalab gemakkelijk bereikbaar voor stakeholders en de doelgroep. Het team zit fysiek bij elkaar in die ruimte.

Techniek

Het team van Betalab organiseert zelf de web hosting en het techisch beheer voor haar ontwikkelomgeving, producten en diensten, los van de bestaande ICT-infrastructuur van de opdrachtgever. Door aan te sluiten bij bestaande best-practices en software onder een open licentie vrij te geven krijgt de ICT-afdeling bij de opdrachtgever wel snel inzicht in de keuze en ontwikkelrichting.